الميزانية هي أكثر الأدوات فاعلية بالنسبة للشركات الصغيرة و وضع خطة طويلة وقصيرة المدى تمكنك من التحكم فى التدفق النقدي الخاص بك بدلا من أن يتحكم فيك. وفعالية الميزانية تتوقف على خطة قصيرة الأجل (شهرية) وخطة طويلة الأجل (ربع سنوية ) يتم فيها اعتماد التقارير المالية حسب المدة.
وهذه التقارير لابد أن تكون جاهزة قبل نهاية السنة المالية بشهرين لكي تستطيع جمع كل المعلومات فى وقت كافى.
أما علي المدى الطويل فإن الخطة تكون من 3-5 سنين معتمدة على أساس ربع سنوي أو سنوي ولابد من تحديث الخطة طويلة الأجل بالتوازي مع إعداد الخطة قصيرة الأجل.
بعض أصحاب الأعمال لا يفضلون تغيير الميزانية من سنة لسنة مع التوقعات الطارئة، لكن يوجد آخرين يضبطون الميزانية على حسب الأوضاع المالية مثل شراء معدات غير مخطط لها أو اتجاه تصاعدي في حجم المبيعات ويوصى باستخدام الميزانية كأداة تخطيط جارية خلال سنة معينة على حسب الأوضاع فى تلك السنة ولكي تتجنب وقوع الميزانية لتستطيع تكملة العمل.
بعض الميزانيات تعرض خطة للدخل فقط لكنها لا تعطي صورة كاملة لتحليل النفقات المالية المحتملة، أما شمول الميزانية للدخل والميزانية العمومية تساعدك فى تقدير التدفق النقدى المحتمل لعملك، ليس فقط المتعلق بالإيرادات والمدفوعات.
مجموعة افتراضات فى شكل أسئلة إجابتها هي تخطيط للميزانيه:-
- حجم المبيعات أول سنة – نمو المبيعات فى السنوات القادمة – سياسة التسعير للمنتجات والخدمات – تكلفة إنتاج المنتج – النفقات الخاصة بإدارة العمليات –عدد الموظفين – المرتبات – الربح الصافي – الضرائب – تكلفة الأجهزة .
- وضع الخطة
ابدأ من الشهر الأول فى تحديد الميزانية المخصصة لكل قسم بالدولار
- أرقام المبيعات مهمة فى تحديد نفقات هامش الربح الإجمالى وتساعد فى تحديد نفقات العمليات.
- حساب المرتبات والتمويل اللازم لدعم شغلك.
- تحديد المنتجات والخدمات المباعة، و دراسة السوق – المنافسة – الطلب المحتمل–الظروف الاقتصادية، وحساب تكلفة المبيعات الفعلية المرتبطة بإنتاج كل منتج على أساس نسب مئوية
- نفقات التأمين – الإعلان
- معدلات الضرائب الفعلية ويفضل الاستعانة بمحاسب .
- تكرار هذه العملية على مدار 12 شهر
- تجهيز ميزانية ربع سنوية على مدار 3 سنوات و يتم التركيز على عوامل موسمية مثل زيادة المبيعات فى 3 شهور عن 3 شهور أخرى.
